Wichtige Überlegungen vorab
Welche Funktionen soll das Büro erfüllen?
Laufende Betriebsverwaltung
Buchhaltung,
Besprechung,
Kundenempfang,
Warenannahme,
Wiegehäuschen,
Dokumentenaufbewahrung,
etc.
Über welche zusätzlichen Funktionen soll das Büro verfügen?
Sozialraum,
Küche,
Umkleiden,
Duschen,
Lagerfläche,
Ruheberreich/Sitzecke, etc.
Wie viele Personen werden das Büro nutzen, und wie oft?
Anzahl der Vollzeit-/ Teilzeitkräfte,
Saisonmitarbeiter,
Auszubildende
Soll jede Person über einen eigenen Büroraum und Arbeitsplatz verfügen oder sollen 2 Mitarbeiter gegenübersitzen?
Wo sollte das Büro gelegen sein?
Auf dem Betriebsgelände,
Nähe zum Wohnhaus oder Verwalterwohnung
Nähe zur Maschinenhalle
Nähe zur Werkstatt
Nähe zu Ställen,
Nutzung bestehender Gebäude, etc.
Wie groß sollte das Büro sein?
Anzahl der Mitarbeiter festlegen
Anzahl und Größe der Räume festlegen
Funktionalität der Zuordnung prüfen
Wie viel Budget steht zur Verfügung?
Gibt es Fördermittel oder Zuschüsse?
Raumaufteilung & Funktionalität
Büroräume mit Arbeitsplätzen
Konferenz- und Besprechungsraum
Für Gespräche mit Geschäftspartnern, Mitarbeitern, Beratern
In der räumliche Nähe zu Eingangs- und Sanitärbereich
Sozialraum für Mitarbeiter, evtl. mit Kaffeeküche
Umkleiden und Sanitäranlagen (Damen- & Herrentoilette, evtl. Duschen)
Lagerflächen (Aufbewahrung von Akten, Rückstellmustern, Betriebsmitteln, etc.)
Funktionale Anordnung der Räumlichkeiten und Einrichtungen, um eine effiziente
Arbeitsumgebung zu schaffen und flexible Nutzung zu ermöglichen – Links:
Hilfreiche Maße:
Mindestgrößen: Büroraum 10 qm, mit zwei Arbeitsplätzen 20 qm,
Besprechungsraum mindestens 16 qm
Deckenhöhe min. 240 cm, besser 2,80 m
Verkehrswege / Laufwege min. 90 cm breit (in Besprechungsraum breiter)
Benutzerflächen, z.B. von Schrank / Regal bis Laufweg, min. 80 cm
Bediengänge, z.B. von Fenster zur Einrichtung, min. 60 cm
Funktionsflächen, z.B. zum Öffnen von Schubladen und Türen, beachten
Bürostuhl – Wand min. 100 cm
Sitzplatz Besprechungstisch min. 80 x 80 cm
Abbildung 1: Beispiel für eine effiziente Nutzung der Räumlichkeiten
Möbel
Schreibtische (min. 80 x 160 cm, evtl. höhenverstellbar)
Bürostuhl
Rollcontainer
Schränke (z.T. abschließbar) und Regale (33-40 cm tief, Ordnergrößen beachten)
Großer Besprechungstisch mit Stühlen
Ggf. Stehpult, Empfangstresen
Gesundheit
Ergonomie der Arbeitsplätze
Ergonomische Modelle bei Bürostuhl, Maus, Tastatur
Blickrichtung zum Bildschirm parallel zur Fensterseite
Rechtshänder: Licht sollte von links auf Arbeitsplatz fallen
Vom Arbeitsplatz sollten Fenster und Tür zu sehen sein
Einstellung der Monitore (Monitor – Betrachter 50-70 cm)
Einstellung der Tastatur (Tastatur – Tischkante 10-15 cm)
Beleuchtung: Kombination aus direktem und indirektem Licht (mehr)
Arbeitsplatz min. 500 Lux
Büroräume min. 300 Lux
Lichtfarben: Neutralweiß (3.300-5.300 Kelvin), Tageslichtweiß (> 5.300 Kelvin)
Sonnenschutz an den Fenstern (mehr)
Akustik (mehr)
Schallverminderung durch Einrichtungsmöbel aus Holz, Stühle mit Stoff
Schallabsorbierende Flächen an Decke, Wände, Stellwänden
Lärmschutz je nach Standort
Farbliche Gestaltung der Räume mit hellen, freundlichen Farben
Klima: Beheizung, Belüftung (mehr)
Kriterien zur Barrierefreiheit (mehr)
Sicherheit: Fluchtwege, Notausgänge, Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Ausrüstung
Küche: Dunstabzugshaube
Technische Ausstattung
Laptop mit Dockingstation oder stationärer PC
Mindestens 2 PC-Monitore je Arbeitsplatz (mehr)
Maus, Tastatur
Webcam, Mikrofon und Headset für Videokonferenzen
Tablets, Smartphones
Telefon, ggf. Telefax
Dokumentenscanner / Scanner, Multifunktionsgerät (mehr)
Präsentationsmedien (z.B. Flipchart, Whiteboard, Pinnwand, Großbildschirm oder Beamer mit Leinwand, Anschlüsse für Laptops, Tablets und Smartphones, Audio- und Videotechnik, Laserpointer)
Radio, Audiogeräte
Aktenvernichter / Schredder
Externe Festplatten
Ggf. eigener Server
Software (Kalender, Buchungsprogramme, Zeiterfassung, Schlagkartei, Planungstools, Kommunikationsprogramme, etc.)
Stabiler und leistungsfähiger Internetanschluss
Telefonanschluss
Ordnung und Übersichtlichkeit
Ablagesystem für Posteingang (z.B. Ablagekästen)
Organizer, Aktenschränke, etc.
Schlüsselbrett /-schrank (jeder Schlüssel hat seinen Platz)
Kalender (Jahresplaner, Tischkalender)
Wandkarten (Flächenkarte, Hofkarte, Landkarte)
Büro-Wegweiser auf dem Betriebsgelände
Kleine Hilfsmittel: Wiedervorlagemappen, Magnetwand, Beschriftungsgerät, Paginierstempel, Stempel (Datum, Betriebsanschrift, Kopie, etc.)
Datensicherung in Cloud (z.B. OneDrive von MS Office)
Aussagekräftige Beschriftung aller Akten, evtl. mit Farbsystem
Digitales Ablagesystem für Emails (Ordner im Email-Postfach)
Büro-Öffnungszeiten in Briefkopf, Email-Signatur, etc.
Weitere Ausstattung
Elemente der Corporate Identity bei Einrichtung einbinden (z.B. Bilder mit Motiven aus Unternehmen, Farben und Logo des Unternehmens)
Hilfsmittel: Taschenrechner, Schreibutensilien, Tacker, Locher, Druckerpatronen, USB-Sticks, Schreibunterlagen, Brieföffner, Post-It Haftnotizen etc.
Papierkörbe und Mülleimer
Kaffeeküche: Kaffeemaschine, Wasserkocher, Mikrowelle, Kühlschrank, Waschbecken, Spülmaschine, Dunstabzugshaube, Sitzplätze
Dekoration (z.B. Bilder, Fotos, Kunst, Gardinen, Büropflanzen)
Energieversorgung und Technik
Strom:
Überspannungs- und Blitzschutz für EDV
USV Notstromversorgung
Batteriepack für langfriste Notversorgung
Eventuell mit PV-Anlage
Wärme:
Möglichst Fußbodenheizung
Wenn Wärmepumpenheizung, Kühlung für Sommer vorsehen
Ohne Fußbodenheizung Klimaanlage für Sommer
Anschluss an Wärmenetz einer Biogasanlage prüfen
Zu Heizungssystemen und Wärmedämmung beraten lassen
Lüftung:
Zugfrei
Mit Wärmerückgewinnung
Fenster bei Bedarf kippbar
Quellen und weitere Informationen:
Fünf goldene Regeln für Ihr neues Büro
Die Blickrichtung zum PC-Bildschirm sollte parallel zur Fensterseite verlaufen.
Wenn Sie einen ganz neuen Büroraum planen oder die Einrichtung im jetzigen erneuern wollen, sollten Sie auf eine ergonomische Anordnung der Büromöbel Wert legen. Die Ergonomie ist die Wissenschaft von der Gesetzmäßigkeit menschlicher Arbeit.
Was theoretisch klingt, ist in der Praxis eine wichtige Grundlage für gesundes und motiviertes Arbeiten. Arbeitsabläufe und die Anordnung der Arbeitsmittel sollen so gestaltet sein, dass die arbeitende Person nicht ermüdet und leistungsfähig bleibt, auch wenn sie lange Zeit an diesem Arbeitsplatz tätig ist.
Genügend Bewegungsfläche am Schreibtisch: Mindestens 1 Meter bis zur Wand oder zu Möbeln, die hinter dem Bürostuhl stehen.
Der Raum, in dem das neue Büro eingerichtet werden soll, hat nicht immer Idealmaße. Kompromisse sind daher unumgänglich. Dennoch sollte versucht werden, möglichst viele Bereiche so zu gestalten, dass sie den ergonomischen Grundsätzen entsprechen.
Insbesondere dann, wenn Sie Fremdarbeitskräfte im Büro beschäftigen, ist ein professioneller Arbeitsplatz wichtig. Aber natürlich auch für Chefin und Chef selbst!
Diese 5 goldenen Regeln sorgen für gute Voraussetzungen an Ihrem Büro-Arbeitsplatz:
Die Blickrichtung zum Bildschirm sollte parallel zur Fensterseite verlaufen. Für Rechtshänder fällt das Licht idealerweise von links auf den Arbeitsplatz.
Ideal ist es, vom Arbeitsplatz aus Fenster und Tür im Blick zu haben, dabei aber Blendungen durch zu viel einfallendes Tageslicht vermeiden.
Zwischen Schreibtischkante am Sitzplatz und Wand im Rückenbereich sollte für die Bewegungsfreiheit mit dem Bürostuhl mindestens 1 m Platz bleiben.
Blendfreie Deckenleuchten oder Stehleuchten mit direktem und indirektem LED-Licht sind eine gute Lichtquelle. Raumhöhe und Größe des beleuchteten Bereichs spielen dabei ein wichtige Rolle. Bitte lassen Sie sich im Fachhandel beraten. Eine zusätzliche kleinere Arbeitplatz-Leuchte, zum Beispiel eine Tischleuchte, kann im nahen Arbeitsbereich zusätzlich Licht schaffen.
Es ist angenehm, vom Schreibtisch-Arbeitsplatz einen freien Blick in den Raum zu haben, statt direkt auf eine Wand zu schauen.
Fenster und Tür im Blick, so ist die Anordnung im Büroraum ideal.
Ausführliche Informationsbroschüren mit praktischen Bilddarstellungen zum Beispiel zu Bewegungsflächen und Möbelfunktionsflächen sowie Büro-Beispielen finden Sie bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung, Spitzenverband (DGUV).
Auch ein Online-Planungstool steht Ihnen zur Verfügung. Zum VBG Online-Planner (Auf der Seite etwas weiter nach unten scrollen)
Ch. Aue und K. H. Mann